Il collegio sindacale, ai fini dell’espletamento dell’attività di vigilanza, acquisisce informazioni dall’organismo di vigilanza in merito al compito, ad esso assegnato dalla legge, di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello adottato in applicazione del D. Lgs. n. 231/2001 e sul suo aggiornamento.
Il collegio ha, altresì, l’onere di verificare che il modello preveda i termini e le modalità dello scambio informativo tra l’organismo di vigilanza, l’organo amministrativo e lo stesso collegio sindacale.
La prima verifica concerne l’istituzione dell’organismo di vigilanza (OdV). Ove presente e nel caso non coincida con il collegio sindacale, quest’ultimo acquisisce informazione per verificare gli aspetti inerenti all’autonomia e all’indipendenza necessarie per svolgere efficacemente l’attività assegnata all’OdV.
Nel caso, invece, in cui uno o più componenti dell’organismo di vigilanza siano stati scelti fra i sindaci della società, questi ultimi svolgono una funzione di raccordo contribuendo a garantire l’efficienza del flusso informativo.
L’art. 6, co. 4-bis, del D. Lgs. n. 231 del 2001 prevede la possibilità che la funzione dell’organismo di vigilanza sia attribuita al collegio sindacale, ma anche in questa ipotesi le due funzioni rimangono distinte, pur se coordinate fra loro, e delle attività svolte nell’esercizio delle funzioni di organismo di vigilanza deve pertanto fornirsi evidenza in verbali e in carte di lavoro distinti rispetto al libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
A tutela della continuità aziendale, il collegio oltre a verificare l’istituzione di regolari flussi informativi, deve esaminare la relazione semestrale o annuale stilata dall’OdV circa l’attività svolta ed il Piano o Programma di attività per l’esercizio successivo.
All’inizio dell’incarico e, successivamente, con cadenza periodica, il collegio sindacale:
- verifica se l’organo di amministrazione ha definito e approvato le linee generali di indirizzo sul Sistema di controllo interno e gestione rischi (SCIGR) in coerenza con le strategie della società;
- verifica se l’organo di amministrazione ha definito i principi che riguardano i flussi informativi ed il relativo coordinamento tra i diversi soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, al fine di massimizzare l’efficienza del sistema stesso e ridurre le duplicazioni di attività;
- controlla, in particolare, se l’organo di amministrazione ha quantificato il livello di rischio che la società è in grado di accettare (risk appetite) in coerenza con la mission della società e con i conseguenti obiettivi strategici;
- approfondisce la comprensione del modello di riferimento adottato dalla società per il Sistema di controllo interno e gestione rischi;
- segnala agli amministratori eventuali profili di rischio riscontrati nel sistema di controllo interno, sollecitando interventi correttivi ed informandone anche la società di revisione legale.
La vigilanza sull’adeguatezza del sistema di controllo interno è una valutazione professionale emessa sulla base:
- della partecipazione alle riunioni dell’organismo di amministrazione, del comitato controllo e rischi, se è presente, e di altri comitati endoconsiliari;
- delle relazioni e dei giudizi espressi dall’amministratore incaricato dell’istituzione e mantenimento del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;
- delle relazioni e delle comunicazioni rese dalla società di revisione legale nell’ambito dello scambio di informazioni con il collegio sindacale e di ogni ulteriore flusso informativo disponibile al collegio.
Nel pianificare l’attività di vigilanza è data priorità alle direttive, procedure e prassi operative che governano le attività a fronte delle quali sono stati rilevati, dai soggetti preposti, rischi significativi, tenuto conto della loro rilevanza e della loro probabilità.
L’attività di vigilanza del collegio sindacale prevede un periodico scambio di informazioni con il responsabile della funzione di internal audit, la quale, se presente, deve rispondere ai canoni di indipendenza ed efficienza, avendo il compito di verificare l’operatività e l’idoneità del sistema di controllo interno e dei rischi nel suo complesso.
Il collegio sindacale verifica, inoltre, che la dichiarazione individuale o consolidata di carattere non finanziario sia predisposta dagli amministratori in piena conformità alle previsioni recate dal D. Lgs. n. 254/2016 tenendo conto, in ogni caso, dell’attività e delle caratteristiche dell’impresa, del suo andamento, dei suoi risultati e dell’impatto prodotto, in ordine ai temi ambientali, sociali, attinenti al personale, al rispetto dei diritti umani, alla lotta contro la corruzione attiva e passiva.
Il collegio sindacale verifica che la società di revisione legale abbia rilasciato l’attestazione ex art. 3, co. 10, D. Lgs. n. 254/2016 attenendosi a quanto previsto dalla normativa, e vigila che la dichiarazione individuale o consolidata di carattere non finanziario descriva almeno:
- il modello aziendale di gestione e organizzazione delle attività dell’impresa, inclusi i modelli di organizzazione e di gestione eventualmente adottati ai sensi dell’art. 6, co. 1, lettera a), del D. Lgs. n. 231/2001, anche con riferimento alla gestione dei temi richiamati;
- le politiche praticate dall’impresa, i risultati conseguiti ed i relativi indicatori fondamentali di prestazione di carattere non finanziario;
- i principali rischi, generati o subiti, connessi o derivanti dalle attività dell’impresa, dai suoi prodotti, servizi o rapporti commerciali, incluse, ove rilevanti, le catene di fornitura e subappalto.
Qualora la società non pratichi politiche in relazione a uno o più degli ambiti indicati dalla normativa sopra richiamata, il collegio sindacale verifica che nella dichiarazione di carattere non finanziario siano espresse, per ciascuno di tali ambiti, le motivazioni di tale scelta, indicandone le ragioni in modo chiaro ed articolato.
In caso di rilievi da parte della Consob in ordine alla non completezza o alla non conformità della dichiarazione di carattere non finanziario alle disposizioni normative, il collegio sindacale vigila che gli amministratori modifichino o integrino la dichiarazione nei termini indicati dalla Consob.
Nelle società che abbiano adottato un modello organizzativo per la prevenzione dei reati, in ossequio alla normativa prevista dal D.Lgs. n. 231/2001, l’OdV, a tal fine istituito, rappresenta il più importante interlocutore per il collegio sindacale; ciò, in quanto il modello organizzativo, soggetto alle attività di verifica da parte dell’organismo di vigilanza, rientra nel più ampio sistema di controllo interno di cui il collegio sindacale valuta l’adeguatezza ed il funzionamento.
La necessità che il collegio sindacale verifichi la corretta adozione del modello e l’effettiva operatività dell’OdV è dettata, fra l’altro, dalla severità del sistema sanzionatorio previsto proprio dal D. Lgs. n. 231/2001 che, con diverse misure anche di natura interdittiva, potrebbe senz’altro incidere sulle prospettive di continuità aziendale.
È chiaro che, nel caso in cui uno o più componenti dell’organismo di vigilanza siano stati scelti fra i sindaci della società, il flusso informativo acquisisce migliore diffusione e maggiore tempestività.
