ANAC attiva un canale di segnalazione esterna che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Le segnalazioni esterne devono essere trasmesse solo all’ANAC quale unico ente competente alla loro gestione.
Il canale esterno delle segnalazioni
In via preliminare, l’ANAC, si occupa di fornire informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, sugli obblighi informativi relativi al trattamento dei dati personali nonché sulle misure di protezione previste dal d.lgs. n. 24/2023.
Le segnalazioni possono essere trasmesse da parte dei soggetti legittimati: è stato precisato che, per “persona segnalante”, si intende “la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo”. Il segnalante deve essere, dunque, necessariamente una persona fisica.
Non devono essere prese in considerazione, le segnalazioni presentate da altri soggetti, in quanto l’istituto è indirizzato alla tutela della singola persona fisica che agisce in suo nome e per suo conto: in questi casi, le segnalazioni debbono essere archiviate.
Anche eventuali segnalazioni esterne, presentate ad un soggetto diverso, devono essere trasmesse all’ANAC, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele previste, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Nel caso in cui, invece, la segnalazione sia trasmessa ad un soggetto diverso e il segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
È molto importante quindi che i soggetti del settore pubblico e del settore privato forniscano informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.
La segnalazione esterna viene acquisita mediante i canali appositamente predisposti:
- Piattaforma informatica;
- Segnalazioni orali
- Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole.
La piattaforma informatica utilizza un protocollo di crittografia che garantisce sicurezza e confidenzialità tecnologica del processo di segnalazione. Al fine di garantire la massima riservatezza dell’identità del segnalante, è stata prevista la figura del Custode delle identità, confermando la scelta già effettuata nell’ambito delle previgenti Linee Guida n. 469/2021. Il Custode dell’identità è il soggetto che consente di accedere all’identità del segnalante, che non è nota al custode, il quale, quindi, non è coinvolto nel trattamento dei dati personali presenti nella segnalazione.
Acquisita la segnalazione mediante i canali appositamente predisposti, si procede a dare avviso alla persona segnalante dell’avvenuta ricezione della segnalazione entro sette giorni dalla data della sua acquisizione, salvo il caso in cui l’avviso potrebbe pregiudicare la tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.
All’esito di tale vaglio preliminare, o si archivia la segnalazione poiché improcedibile oppure si procede a valutare la sussistenza dei requisiti di ammissibilità.
La segnalazione è considerata inammissibile e viene archiviata per i seguenti motivi:
- manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate;
- manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio dei poteri di vigilanza dell’ANAC;
- manifesta incompetenza dell’ANAC;
- accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata;
- produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
- mancanza dei dati essenziali della segnalazione;
- sussistenza di violazioni di lieve entità.
In ogni caso, si deve dare riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento. Per “riscontro” si intende la comunicazione alla persona segnalante delle informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
La gestione delle segnalazioni
La gestione delle segnalazioni può riguardare materia di competenza di:
- ANAC
Quando l’illecito segnalato attiene a materie di competenza dell’Autorità (contratti pubblici, trasparenza, violazione delle norme anticorruzione, imparzialità dei pubblici funzionari), la segnalazione pervenuta e l’allegata documentazione vengono trasmesse agli Uffici competenti, provvedendo ad scremare i dati e ogni altro elemento che possa, anche indirettamente, consentire l’identificazione del segnalante e ove presente, del facilitatore, delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione.
- Autorità giudiziaria e/o contabile o altra Autorità amministrativa competente
Qualora la segnalazione abbia ad oggetto illeciti che rilevano sotto il profilo penale o erariale, si provvede alla loro immediata trasmissione alla competente Autorità giudiziaria o contabile, nel rispetto della tutela della riservatezza come prevista dalla normativa de qua.
Laddove l’Autorità giudiziaria per esigenze istruttorie volesse conoscere il nominativo del segnalante, ANAC provvede a comunicarlo. Qualora la segnalazione abbia ad oggetto violazioni che non rientrano nell’ambito oggettivo di intervento dell’ANAC, bensì nella competenza di altra autorità amministrativa si provvede a trasmettere la segnalazione per gli eventuali seguiti di competenza.
- Istituzioni, organi od organismi dell’Unione europea.
Qualora la segnalazione abbia ad oggetto violazioni che rientrano nella competenza di Istituzioni, organi o organismi dell’Unione Europea, si trasmette a tali soggetti la segnalazione per gli eventuali seguiti di competenza. Si ritiene che, in linea con la ratio della direttiva UE 1937/2019, anche tali soggetti siano tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati e a garantire la tutela dei dati personali degli interessati.
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