Che rapporto esiste fra ODV e Collegio sindacale?

Che rapporto esiste fra Organismo di vigilanza e Collegio sindacale? Collaborazione, controllo continuato o indipendenza fra i due organi di controllo interno delle aziende?

Le recenti norme di comportamento del CNDCEC, intitolati “Rapporti con l’organismo di vigilanza” hanno affermato come esista una indipendenza assoluta fra ODV e Collegio sindacale, trattandosi di due organi che, seppur nell’ambito di un rapporto collaborativo, conservano a pieno la propria autonomia organizzativa e di giudizio.

 L’Organismo di vigilanza è dotato di specifici e autonomi poteri ispettivi, pur nell’ambito di una doverosa collaborazione reciproca con il Collegio sindacale: infatti, non compete al primo la vigilanza sull’operato del secondo.

Tale assunto si evince anche dalla giurisprudenza di legittimità che con la sentenza n. 6037/2016 ha preso questa chiara posizione.

In merito sono stati enunciati per la prima volta degli interessanti principi.  In primis l’organo di controllo e l’OdV possono scegliere autonomamente le relative verifiche da effettuare: infatti, mentre il Collegio sindacale lo fa in ossequio al disposto normativo dell’art. 2403 c.c., l’organismo di Vigilanza lo fa sulla base del relativo Modello organizzativo e del Codice etico della società.

Inoltre, il Collegio sindacale non è tenuto ad effettuare alcuna verifica ulteriore sui controlli posti in essere dall’Organismo di Vigilanza, né potrà essere chiamato a rispondere per errori valutativi di quest’ultimo. Lo stesso discorso vale al contrario: l’OdV non è tenuto a controllare l’operato del Collegio sindacale.

Tuttavia, nonostante quanto appena detto, ciò non significa che debba instaurarsi fra i due organismi un rapporto collaborativo, anzi. Infatti, proprio per la natura delle funzioni di vigilanza e controllo, oltre che per rispetto delle rispettive caratteristiche, i due organi non possono coincidere.

Il tema è stato a lungo oggetto di dibattito e, anche se è ammessa la presenza di un soggetto in entrambi gli organi, tale soluzione sarebbe da evitare, proprio a garanzia dell’indipendenza, imparzialità e autonomia dei rispettivi organi.

Si pensi poi all’istituzione del canale di segnalazione whistleblowing ed ai relativi obblighi.

A tal fine è demandato al Collegio sindacale delle società tenute a istituire il canale per la segnalazione interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea di verificare l’avvenuta istituzione del suddetto canale e che esso garantisca la riservatezza del segnalante e l’anonimato.

Come noto, ai sensi del D.Lgs. 24/2023, sono tenute al rispetto del predetto obbligo le società che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, i soggetti che, pur non rientrando nella fattispecie precedente, rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea (ossia che operano nel settore dei servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, della tutela dell’ambiente e della sicurezza dei trasporti) e gli enti di diritto privato che rientrano nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 231/2001 e adottano i modelli di organizzazione e gestione.

La Direttiva implementata in Italia richiede al Collegio sindacale di verificare i contenuti della specifica delibera dell’organo gestorio finalizzata ad approvare le procedure per il ricevimento e la gestione della procedura.

Va osservato come il dettato normativo specifichi che la gestione del canale di segnalazione debba essere affidata alternativamente a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione; in alternativa, si può affidare ad un soggetto terzo esterno, anch’esso autonomo e specificatamente formato.

Nel caso in cui la società sia dotata di un Organismo di Vigilanza, il Collegio sindacale riceverà informazioni dallo stesso circa la conformità del Modello organizzativo.

Il Collegio sindacale segnala per iscritto all’organo gestorio non solo eventuali mancate attivazioni dei canali interni o anomalie nel sistema di segnalazione, ma anche l’avvenuta nomina del gestore delle segnalazione.

Oggetto di segnalazione dei sindaci all’organo gestorio risulterà, poi, la mancanza di strumenti che nel canale di segnalazione consentano la protezione dell’identità del segnalante, elemento importante per tutelarne la riservatezza.